Perkembangan teknologi kian pesat membuat perusahaan perlu melakukan berbagai penyesuaian agar mampu bertahan di tengah perkembangan zaman. Banyak perusahaan sudah menggunakan bantuan sistem atau perangkat lunak yang mampu
meningkatkan manajemen baik internal maupun ekstenal.
Oleh karena itu, kini perusahaan sudah mulai menggunakan perangkat lunak untuk mengelola perusahaan. Contohnya menggunakan Human Resource Information System atau dikenal sebagai HRIS untuk pengelolaan sumber daya manusia.
Apa Itu HRIS?
Singkatnya, HRIS adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk mengotomatisasi manajemen sumber daya manusia mulai dari penggajian, rekrutmen, pelatihan dan pengembangan karyawan, sampai proses penilaian kinerja karyawan.
Tujuan utama perusahaan menggunakan HRIS adalah meningkatkan produktivitas karyawan dan memudahkan kinerja HRD yang dikenal padat.
Implementasi HRIS dalam perusahaan diharapkan mampu melengkapi pekerjaan HRD. Alhasil setiap strategi yang dibuat oleh HRD lebih tepat guna untuk kebutuhan perusahaan.
Di sisi lain, karyawan selaku tenaga kerja juga dapat merasa diperhatikan karena pengelolaan kinerja yang maksimal. Sehingga kepuasan kinerja karyawan juga ikut meningkat dengan adanya pengelolaan mengandalkan sistem.
Manfaat Menggunakan HRIS
Banyak yang mengira jika adanya sistem akan menggantikan posisi manusia dalam pekerjaan sehari-hari. Padahal, adanya penggunaan HRIS dalam perusahaan justru akan memudahkan perusahaan mengelola sumber daya. Sehingga HRD dapat fokus menentukan strategi kinerja karyawan yang lebih baik.
Jadi, apa saja sebenarnya manfaat HRIS bagi manajemen perusahaan? Yuk, mari simak satu-satu poin di bawah ini!
1. Otomatisasi Tugas Administratif
Bukan rahasia umum bahwa tugas administratif HRD bersifat repetitif dan memakan waktu lama. Padahal HRD punya tugas lain yang lebih kompleks seperti menentukan strategi kerja atau menyusun program pengembangan karyawan.
Adanya bantuan dari HRIS mampu membuat tugas administrasi yang repetitif tersebut dapat diselesaikan dengan cepat dan akurat.
2. Memudahkan Pemantauan Kinerja Karyawan
Dinamika kinerja karyawan pastinya akan mengalami berbagai kendala. Oleh karenanya perusahaan perlu memantau perkembangan kinerja karyawan. Lalu perusahaan dapat menentukan apa yang akan dilakukan apabila kinerja karyawan mengalami penurunan atau justru meningkat pesat.
Data dan informasi kinerja karyawan yang dikelola oleh HRIS dapat dilihat perkembangannya secara real time, di mana pihak HRD dapat membandingkan pekerjaan karyawan dari periode sebelumnya dengan periode saat ini.
3. Memaksimalkan Proses Pengelolaan Karyawan
Karena HRD lebih mudah memantau pengelolaan kinerja, HRD juga akan lebih mudah untuk mengoptimalkan proses pengelolaan karyawan. HRIS mampu menangani berbagai aktivitas terkait pengelolaan karyawan mulai dari rekrutmen, onboarding, pelatihan dan pengembangan kinerja, evaluasi performa, sampai proses offboarding. Semua dilakukan secara sistematis dalam satu perangkat
lunak.
4. Memudahkan Pengambilan Keputusan
Setiap divisi dalam perusahaan pasti perlu mengambil keputusan. Begitu juga dalam divisi HRD. Ada berbagai keputusan yang perlu dilakukan oleh HRD seperti aspek soal penggajian, pembagian sistem kerja, evaluasi performa dan lain-lain.
Berkat adanya otomatisasi laporan, pengambilan keputusan dalam perusahaan terkait pengelolaan karyawan juga dapat dimaksimalkan dengan baik. Karena laporan yang dihasilkan oleh sistem cukup mudah dipahami dan disesuaikan tampilannya dengan kebutuhan user.
5. Meningkatkan Keamanan Data Karyawan
Data dan informasi karyawan merupakan aspek konfidensial yang perlu dilindungi oleh perusahaan. Menggunakan HRIS merupakan sarana yang tepat dalam rangka melindungi kerahasiaan dan keamanan data karyawan.
Data dan informasi karyawan yang disimpan dalam HRIS lebih aman dibandingkan penyimpanan konvensional yang rentan terjadi manipulasi dan pencurian data.
6. Mengurangi Human Error
Human error atau kesalahan yang dilakukan staff HRD biasa dijumpai dalam proses penggajian manual dan penyebaran survei kepuasan kinerja karyawan. Berkat adanya HRIS, tingkat human error ini dapat dikurangi karena otomatisasi sistem. Dengan begitu proses pekerjaan HRD dapat berjalan efektif dan efisien.
Bagaimana, sudah jelas bahwa adanya HRIS akan memudahkan pekerjaan HRD, kan? Dengan kehadiran HRIS, proses manajemen karyawan berlangsung lebih cepat, akurat dan optimal.
Jika perusahaan tidak mampu mengembangkan sistem, maka perusahaan dapat menggunakan jasa vendor HR software Indonesia yang siap membantu Anda. Contohnya adalah LinovHR dengan pengalaman yang mumpuni menangani berbagain macam client. Semoga informasi di atas dapat bermanfaat!
